УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ И ДЕЛОВЫМИ ПЕРЕГОВОРАМИ

«Совещания, по определению, - оправдание для слабых организаций, ибо люди либо работают, либо заседают». Это высказывание П. Друкера интересно и поучительно, однако совещания не обязательно должны быть скучными и бесполезными.
Совещания могут быть формальными и неформальными.
Формальные совещания проводятся по формальным правилам и процедурам. Неформальные совещания могут принимать случайные формы, они ведутся без протокола, председателя и секретаря.
В табл. 11 представлены типы формальных совещаний.
Таблица Типы формальных совещаний
Типсовещания Цельсовещания Функциисовещания
Инструктивноесовещание Проинструктировать людей об их работе и ответственности или для передачи информации Предоставление информации. Распределение ресурсов. Распределение обязанностей. Согласование действий.
Деловое совещание Принятие решений Принятие решений.Обмен информацией. Распределение обязанностей.
Комитеты планирования и рабочие группы Проработка политики и подготовка собраний Объединение знаний и опыта участников.Обмен информацией.Оказание влияния на политику.Помощь в решении проблем
Консультационноесовещание Способствование укреплению у работников чувства сопричастности и преданности организации Распределение ресурсов. Усиление кооперации. Согласование действий.
Производственноесовещание Заслушивание отчетов Объединение знаний и опыта. Оценка текущего состояния дел.Выяснение последствий принимаемых решений.Помощь в решении проблем
Окончание табл. 11
Тип Цель Функции
совещания совещания совещания
Итоговые совеща- Оценка прогресса, Помощь в принятии стратеги-
ния достигнутого органи ческих решений
  зацией  
По характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:
диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;
автократическое — основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;
сегрегативное — доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;
дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;
свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.
Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки.
Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:
- цель совещания,
- основные вопросы для обсуждения,
- состав участников,
- место, время и форму проведения.
Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании.
По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения:
1. Вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности, так как в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и готовы обсуждать самые важные и сложные вопросы.
2. Вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.
Повестка дня должна рассылаться за несколько дней до начала мероприятия (обычно за 3-5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже — за 1-2 дня до встречи.
После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников, которые:
- принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);
- в соответствии со своими служебными обязанностями - обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;
- по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;
- будут организовывать выполнение решений совещания.
Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки
зрения и одновременно готовых к плодотворному взаимодействию.
Полезность собрания обратно пропорциональна числу его участников. Рекомендованное психологами количество для внутреннего делового совещания — от 6 до 9 человек, это обеспечивает высокую продуктивность и такую группу легче контролировать. На практике совещания проводятся и в меньших, и в больших группах.
Если повестка дня насыщенная, то рекомендуем установить регламент обсуждения. Он дисциплинирует участников и помогает председателю контролировать ход собрания. Максимальная продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день. Исходя из психофизиологических особенностей человека, рекомендовано делать перерыв через 1,5 — 2 часа работы на 15 мин.
Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения.
<< | >>
Источник: В.П. СУХИНИН, М.В. ГОРШЕНИНА. ВВЕДЕНИЕ В МЕНЕДЖМЕНТ. Учебное пособие. 2010

Еще по теме УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ И ДЕЛОВЫМИ ПЕРЕГОВОРАМИ:

  1. ГЛАВА ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ И ПЕРЕГОВОРОВ
  2. Привлечение внимания участников переговоров (начало деловой части переговоров).
  3. 13.1. ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ
  4. 13.2. ДЕЛОВЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ
  5. ПОДГОТОВКА ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ
  6. ДЕЛОВЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ КАК СРЕДСТВО РАЗРЕШЕНИЯ ВОЗНИКАЮЩИХ ПРОБЛЕМ
  7. ЭФФЕКТИВНЫЕ СОВЕЩАНИЯ (СОБРАНИЯ)
  8. УПРАЖНЕНИЕ 10.1. ДЕЛОВАЯ ИГРА «УПРАВЛЕНИЕ НЕФОРМАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ»
  9. ЗАВЕРШЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ.
  10. 9.2. ділові переговори
  11. СТАДИЯ ПЕРЕГОВОРОВ.