2.7.1. СУТНІСТЬ І ВИДИ УПРАВЛІНСЬКОГО КОНТРОЛЮ

Функція контролю - це така функція, яка дозволяє виявити проблеми до того, коли вони переростуть у кризу.
онтроль - це процес, що забезпечує досягнення цілей організації. Як функція управління контроль включає виявлення ступеня відповідності процесу плановим показникам і природному руху.
Управлінський (службовий) контроль - це одна з функцій управління, без якої не можуть бути реалізовані в повному обсязі всі інші функції. Контроль забезпечує правильну оцінку реальної ситуації і тим самим створює умови для внесення коректив у заплановані показники.
Слово "контроль", як і слово "влада", породжує, насамперед, негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає обмеження, відсутність самостійності, тобто все те, що прямо протилежно представленням про свободу особистості. Тому сутність функції управління "контроль" часто розуміють невірно.
Існує кілька причин, що обумовлюють необхідність управлінського контролю.
Перша й найголовніша з них - це необхідність спостереження за тим, чим займаються люди, щоб мати впевненість у тому, що вони знають, що і як їм варто робити. Спостереження за тим, чим займаються виконавці (особливо за результатами їхньої діяльності), є основною причиною, через яку менеджери потребують контролю.
Друга причина необхідності управлінського контролю - постійні зміни, з якими зіштовхуються організації і їхні менеджери. Динамічність внутрішнього і зовнішнього оточення фірм підсилює важливість зв'язку між плануванням і контролем. Менеджери розробляють плани, для реалізації яких потрібен визначений час. І протягом цього часу може відбутися багато змін як у самій організації, так і в її оточенні. Деякі з цих змін можуть викликати потребу в коригуванні планів фірми, а деякі цілі і плани фірми можуть стати нереальними. Добре організований контроль допомагає менеджерам вчасно пристосовуватися до умов, що змінюються.
Третьою важливою причиною необхідності управлінського контролю є зростаюча складність організацій внаслідок зростання їхніх розмірів і масштабів виробництва. Якщо організація невелика, то її менеджери близькі до всіх здійснюваних видів діяльності. Зростання виробництва призводить до того, що вищі менеджери, відповідальні за виконання всіх задач організації, не можуть більше персонально спостерігати за кожним видом діяльності та мінливими умовами. Тому вони потребують організації формальної системи контролю.
А. Файоль так визначає суть і призначення контролю: "Контроль у підприємстві полягає в перевірці - чи все протікає відповідно до прийнятої програми, згідно з даними наказами і встановленими принципами. Його мета - виявити помилки, щоб можна було їх виправити й уникнути їхнього повторення".
У самому широкому розумінні контроль дозволяє чому-небудь здійснюватися так, як це було заплановано.
Функція контролю полягає у встановленні стандартів, спостереженні за процесами, що відбуваються у керованому об'єкті, порівнянні його параметрів із заданою програмою функціонування і встановленими стандартами, виявленні відхилень, прийнятті й організації виконання відповідних коригувальних рішень (докладніше див. гл. 10.3.1).
Важливими елементами контролю є облік і аналіз діяльності.
Облік діяльності дозволяє одержати повну інформацію про стан справ в організації. Облік - це одержання, обробка і систематизація зведень, виражених, як правило, у кількісній формі, про задачі, що підлягають виконанню, про наявні ресурси, результати виконання планів і управлінських рішень. Облік проводиться шляхом виміру, реєстрації й групування за визначеними правилами даних, що характеризують об'єкт управління. Найчастіше застосовуються такі форми обліку, як бухгалтерський, оперативний і статистичний.
Аналіз діяльності полягає в комплексному вивченні звітної інформації для об'єктивної оцінки діяльності. Аналіз діяльності дає можливість:
- об'єктивно оцінити результати роботи організації за визначений період;
- виявити причини сформованого стану справ в організації і динаміки її розвитку;
- виявити складні взаємозв'язки поточного стану організації з різними факторами;
- одержати кількісну оцінку ефективності діяльності організації;
- виявити проблеми в діяльності організації;
- знайти прийнятні шляхи поліпшення стану справ.
Отже, аналіз діяльності дозволяє вирішити таку важливу задачу, як визначення ступеня живучості організації - здатність протистояти зовнішнім і внутрішнім дестабілізуючим впливам.
Хороший контроль охороняє від неприємних сюрпризів, що можуть вилитися в катастрофу.
А.Файоль
Основні принципи аналізу діяльності: об'єктивність, всебічність, конкретність, кількісна визначеність і порівнянність показників.
Отже, управлінський контроль - це одна з функцій управління, без якої не можуть бути реалізовані в повному обсязі всі інші функції. Контроль має забезпечувати правильну оцінку реальної ситуації і тим самим створювати умови внесення корективів у заплановані показники. Таким чином, контроль виступає одним з головних інструментів вироблення політики і прийняття рішень, що забезпечують нормальне функціонування підприємства і досягнення ним намічених цілей. Він поєднує усі функції управління, дозволяє витримувати потрібний напрямок діяльності організації і вчасно коригувати помилкові рішення.
Контроль необхідний для того, щоб фіксувати помилки і виправляти їх до того, як вони стануть перешкодою на шляху до мети.
Коли в менеджерів запитують, що для них означає контроль, ті найчастіше відповідають, що це те, що дозволяє утримувати працівників у визначених рамках. Дійсно, один з аспектів контролю - забезпечення підпорядкування комусь.
Однак зводити контроль тільки до якихось обмежень, що змушують працівника поводитися дисципліновано, означає упустити основну задачу цієї функції управління. Правильному розумінню суті контролю допомагає пошук відповідей на такі питання:
- що контролюється (робітник як особистість, його метод роботи, результат його праці); з погляду психології управління варто контролювати тільки результат;
- хто контролює і як контролює (начальник контролює підлеглих чи підлеглі контролюють самі себе); самоконтроль стимулює у співробітників почуття власної відповідальності за якість і результати праці, він вимагає менших витрат, ніж зовнішня система контролю;
- які наслідки контролю: він показує, що мета досягнута або мета не досягнута.
Таким чином, контроль дає позитивні результати і найбільш ефективний тоді, коли він менше всього обмежує дії, самостійність і ініціативу виконавців.
Розрізняють три види службового контролю: попередній, поточний і заключний.
Попередній контроль здійснюється до початку виробничої діяльності. Його задача - визначення якості і кількості вихідних ресурсів (людських, матеріальних, фінансових, інформаційних) з метою запобігання ситуацій, що можуть завдати шкоди організації. У процесі попереднього контролю менеджери аналізують ресурси або потужності, що визначають успіх усього процесу. Потім вони зосереджують діяльність на виборі кращих ресурсів, уникаючи тим самим проблем у майбутньому, і спостерігають за змінами в процесі виконання задач.
Цей вид контролю може бути проведений при виконанні інших функцій управління. Так, наприклад, хоча планування і проектування організаційних структур рідко відносять до процедури контролю, вони дозволяють здійснювати попередній контроль над діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється він фактично до початку роботи. Основним засобом здійснення попереднього контролю є реалізація визначених правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки правила і лінії поведінки виробляються для забезпечення виконання планів, то чітке їх дотримання - це спосіб переконатися, що робота розвивається в заданому напрямку. В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових сферах - стосовно трудових, матеріальних, фінансових та інформаційних ресурсів.
Попередній контроль у сфері трудових ресурсів досягається в організаціях за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань і навичок, що необхідні для виконання посадових обов'язків і наступного добору найкраще підготовлених і кваліфікованих людей.
Контроль матеріальних ресурсів здійснюють методом відпрацьовування стандартів і мінімально припустимих рівнів якості з наступним проведенням фізичних перевірок відповідності матеріалів вимогам стандартів.
Засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, що відіграє визначальну роль при здійсненні функції планування.
Контроль інформаційних ресурсів дозволяє оцінити наявність достатньої управлінської інформації для ефективної роботи апарату управління і прийняття обґрунтованих та своєчасних рішень.
Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході виробничого процесу і ґрунтується на вимірі фактичних результатів діяльності й оперативному реагуванні керівництва на виникаючі відхилення. Об 'єктом контролю найчастіше є працівники, а здійснює його безпосередній начальник. Поточний контроль широко використовується в процесі управління, оскільки він дозволяє з' ясувати причини відхилень. Тут широко використовується зворотний зв 'язок, щоб усувати виникаючі проблеми, перш ніж вони приймуть широкі масштаби і на їх усунення будуть потрібні значні витрати.
Менеджери, які виконують поточний контроль на стратегічному рівні, як правило, зосереджують увагу на результатах виконання поточних планів і ключових позицій для того, щоб відслідковувати виробничий процес в організації і вносити необхідні корективи. Поточний контроль на оперативному рівні допомагає забезпечити виконання всіх робіт і розвиток подій відповідно до плану.
Для того, щоб здійснювати поточний контроль належним чином, необхідний зворотний зв'язок. Зворотний зв'язок - це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотного зв'язку є повідомлення керівника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки. Система зворотного зв'язку дозволяє керівництву виявляти велику кількість непередбачених проблем і ско- ригувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення від найбільш ефективного шляху досягнення поставлених цілей.
Заключний контроль застосовується після закінчення виробничого процесу, коли фіксуються отримані результати і відхилення від планових показників. Недолік цього виду контролю в тому, що він констатує наявні відхилення від заданих стандартів, коли збитки чи збиток уже стали фактом, що здійснився. Таким чином, ефективність заключного контролю нижче ефективності попереднього і поточного. Однак для багатьох видів діяльності це єдино можливий вид контролю. Інша особливість заключного контролю полягає в тому, що він забезпечує отримання інформації для удосконалювання планування в майбутньому і дозволяє вибудувати ефективну систему мотивації.
Таким чином, контроль, хоча і замикає перелік загальних функцій менеджменту, зовсім не означає закінчення процесу управління. Результати аналізу як завершальної фази контролю дають "порцію" нової інформації для організації чергового циклу управління на більш високому рівні. Саме тому ми говоримо не про "коло", а про "спіраль менеджменту".
<< | >>
Источник: В.Т. ШАТУН. ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ. 2006

Еще по теме 2.7.1. СУТНІСТЬ І ВИДИ УПРАВЛІНСЬКОГО КОНТРОЛЮ:

  1. ПОНЯТТЯ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ, ЇХ ВИДИ
  2. СУТЬ І ВИДИ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ
  3. 2.4.1. СУТНІСТЬ І ОСОБЛИВОСТІ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ
  4. 3.1. НЕОБХІДНІСТЬ, СУТНІСТЬ, ФУНКЦІЇ ТА ПРИНЦИПИ ПЛАНУВАННЯ. Види планів
  5. ВИДИ КОНТРОЛЮ
  6. 2.ТИПИ, ВИДИ І МЕТОДИ КОНТРОЛЮ
  7. 6.1. НЕОБХІДНІСТЬ, ВИДИ ТА ЗМІСТ КОНТРОЛЮ
  8. УПРАВЛІНСЬКИЙ КОНТРОЛЬ
  9. ОРГАНІЗАЦІЙНІ АСПЕКТИ УПРАВЛІНСЬКОГО КОНТРОЛЮ
  10. 2.7.2. ХАРАКТЕРИСТИКИ І ВЛАСТИВОСТІ ЕФЕКТИВНОГО УПРАВЛІНСЬКОГО КОНТРОЛЮ
  11. СУТНІСТЬ КОНТРОЛЮ І ЙОГО ЗНАЧЕННЯ В ПРОЦЕСІ УПРАВЛІННЯ
  12. 2.7.3. ОСНОВНІ ПРАВИЛА Й ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКОГО КОНТРОЛЮ
  13. Процес контролю: сутність і зміст основних етапів